10 kỹ thuật rút gọn văn bản: Cách viết ngắn gọn hơn
Viết ngắn gọn là viết rõ ràng. Dù bạn đang gặp giới hạn ký tự hay đơn giản muốn giao tiếp hiệu quả hơn, 10 kỹ thuật này sẽ giúp bạn cắt bỏ từ không cần thiết mà không mất ý nghĩa. Để tìm hiểu sâu hơn, hướng dẫn viết ngắn gọn cung cấp các khung có cấu trúc.
1. Loại bỏ cặp từ thừa
Nhiều cụm từ phổ biến chứa hai từ có cùng nghĩa. "Each and every," "first and foremost," "full and complete" — một từ là đủ. Thay "past history" bằng "history," "future plans" bằng "plans," và "end result" bằng "result."
2. Cắt bỏ từ đệm
Các từ như "really," "very," "quite," "rather," "somewhat," và "basically" hiếm khi thêm ý nghĩa. "The results were very significant" trở thành "The results were significant" mà không mất thông tin.
3. Sử dụng thể chủ động
Cấu trúc bị động thêm từ. "The report was written by the team" (8 từ) trở thành "The team wrote the report" (6 từ). Thể chủ động cũng trực tiếp và hấp dẫn hơn.
4. Thay thế cụm từ bằng từ đơn
| Cụm từ dài dòng | Thay thế ngắn gọn | Số từ tiết kiệm |
|---|---|---|
| in order to | to | 2 |
| due to the fact that | because | 4 |
| at this point in time | now | 4 |
| in the event that | if | 3 |
| has the ability to | can | 3 |
| for the purpose of | to / for | 3 |
5. Loại bỏ mở đầu "There is/There are"
"There are many factors that contribute to success" trở thành "Many factors contribute to success." Kỹ thuật này hầu như luôn rút ngắn và tăng cường câu.
6. Loại bỏ từ hạn định không cần thiết
"I think that perhaps we should consider possibly changing the approach" trở thành "We should change the approach." Ngôn ngữ né tránh làm yếu thông điệp và thêm từ.
7. Kết hợp câu ngắn
"The project was delayed. The delay was caused by budget issues." trở thành "Budget issues delayed the project." Hai câu trở thành một, cắt giảm số từ 40%.
8. Sử dụng động từ mạnh thay vì động từ + trạng từ
"Ran quickly" trở thành "sprinted." "Said loudly" trở thành "shouted." Động từ mạnh sinh động và ngắn gọn hơn.
9. Xóa các phát biểu hiển nhiên
Các câu như "Điều quan trọng là lưu ý rằng" hoặc "It goes without saying" không thêm gì. Nếu điều gì đó không cần nói, đừng nói.
10. Đọc to và cắt bỏ
Đọc to văn bản của bạn sẽ phát hiện sự dài dòng mà đọc thầm bỏ lỡ. Nếu bạn vấp ở một cụm từ hoặc hết hơi, nó quá dài. Nhắm cắt 20–30% bản nháp đầu tiên của bạn. Nhiều hướng dẫn biên tập và hiệu đính khuyến nghị kỹ thuật đọc to này như bước cuối cùng.
Kết luận
Viết ngắn gọn tôn trọng thời gian của người đọc và tăng cường thông điệp. Áp dụng các kỹ thuật này một cách có hệ thống, và sử dụng Bộ đếm ký tự để theo dõi tiến trình khi bạn chỉnh sửa.