Cập nhật lần cuối:
Độ dài hợp đồng và điều khoản dịch vụ - Độ dài câu, rủi ro pháp lý và ngôn ngữ đơn giản
Năm 2008, một nhóm nghiên cứu tại Đại học Carnegie Mellon đã đo độ dài các chính sách quyền riêng tư trên web và ghi nhận rằng một bản dài trung bình vào khoảng 2.500 từ, tương ứng chừng 10 phút đọc. Bản thân con số đó không lớn; gánh nặng nằm ở phép nhân. Một người dùng bình thường bấm "Đồng ý" cho hàng chục dịch vụ khác nhau, nên tổng thời gian cần bỏ ra để đọc hết vượt xa mức mà bất kỳ ai thực sự dành cho việc này. Hợp đồng và điều khoản dịch vụ vì vậy trở thành loại văn bản mà gần như ai cũng chấp nhận nhưng gần như không ai đọc. Bài viết này phân tích mối quan hệ giữa độ dài văn bản pháp lý, khả năng đọc hiểu và rủi ro pháp lý, đồng thời giới thiệu phong trào "ngôn ngữ đơn giản" (plain language) đang thay đổi cách soạn hợp đồng.
Điều gì quyết định độ dài của một hợp đồng
Độ dài hợp đồng dao động rất lớn, nhưng không dao động một cách tùy tiện: nó là hệ quả của số lượng vấn đề mà văn bản buộc phải xử lý. Một hợp đồng bảo mật (NDA) hay một hợp đồng lao động cơ bản dựa trên bộ khung đã định hình sẵn - phạm vi thông tin được bảo vệ, thời hạn, chế tài khi vi phạm - nên chỉ cần vài trang là đủ. Hợp đồng thuê nhà dày hơn một chút, vì còn phải mô tả tài sản, tiền cọc, trách nhiệm sửa chữa và điều kiện chấm dứt.
Ở đầu bên kia, hợp đồng mua bán doanh nghiệp (M&A) và hợp đồng phát hành trái phiếu dài đến hàng trăm trang vì phần tuyên bố và bảo đảm cùng phần bồi thường phải chuyển hoàn cảnh cụ thể của đối tượng giao dịch vào từng điều khoản: mỗi hạng mục tài sản, mỗi tranh chấp đang tồn tại, mỗi rủi ro về thuế đều phải thành một dòng riêng. Độ dài ở đây phản ánh độ phức tạp của giao dịch, không phản ánh thói dài dòng của người soạn.
Điều khoản dịch vụ của các nền tảng trực tuyến lại dày lên theo một cơ chế khác. Mỗi lần bổ sung tính năng - thanh toán, nội dung do người dùng đăng tải, quảng cáo, chia sẻ dữ liệu với đối tác - là thêm một nhóm quy định mới, trong khi quy định cũ gần như không bao giờ bị bỏ đi. Vì vậy loại văn bản này chỉ có một hướng vận động là ngày càng dài, và mỗi lần cập nhật lại cộng thêm một lớp nữa.
Hệ quả thực tiễn của cách nhìn này: phần thực sự có thể cắt gọn là chỗ trùng lặp, chỗ diễn đạt vòng vo và những điều khoản "cho chắc" vốn đã được luật quy định sẵn. Còn nếu cắt bớt số vấn đề được xử lý, văn bản có ngắn lại nhưng rủi ro pháp lý tăng lên - lúc đó vấn đề không còn là độ dài nữa.
Độ dài câu và sự mơ hồ khi giải thích điều khoản
Câu dài gây khó không chỉ vì người đọc phải ghi nhớ nhiều thứ cùng lúc, mà vì nó mở chỗ cho nhiều cách hiểu khác nhau cùng tồn tại trong một câu. Trong văn bản pháp lý, ba cơ chế sau lặp lại thường xuyên nhất.
Thứ nhất là khoảng cách giữa chủ ngữ và động từ chính. Khi một loạt mệnh đề chen vào giữa "Bên B" và "không được tiết lộ", người đọc phải giữ chủ ngữ trong đầu suốt đoạn chèn rồi mới nối lại được với nghĩa vụ. Nghĩa vụ vẫn ở đó, nhưng phải đọc lại lần thứ hai mới thấy.
Thứ hai là các mệnh đề điều kiện xếp lớp. "Trừ trường hợp...", "ngoại trừ khi...", "với điều kiện là..." nối nhau trong cùng một câu, và không còn dấu hiệu ngữ pháp nào cho biết ngoại lệ đứng sau cùng phủ lên toàn bộ nghĩa vụ hay chỉ phủ lên mệnh đề liền trước nó. Hai bên tranh chấp sẽ chọn hai cách đọc đối lập nhau, và cả hai đều đọc đúng theo mặt chữ.
Thứ ba là đích của thành phần bổ nghĩa. Cụm "nhà cung cấp và địa điểm giao hàng do Bên A chỉ định" có hai cách đọc: Bên A chỉ định cả nhà cung cấp và địa điểm, hoặc Bên A chỉ chỉ định địa điểm còn việc chọn nhà cung cấp thuộc về Bên B. Câu càng dài thì càng nhiều cụm bổ nghĩa nằm cách xa đối tượng mà nó bổ nghĩa, và loại mơ hồ này không hiện ra khi chỉ đếm số từ.
Vì vậy nguyên tắc thực dụng khi soạn điều khoản là "một câu một nghĩa vụ": mỗi câu nói ai phải làm gì, còn điều kiện và ngoại lệ thì tách xuống thành các khoản, điểm riêng. Cách tách này thường làm tổng số chữ giảm đi, nhưng lợi ích chính không phải là ngắn hơn mà là mỗi điều kiện có một vị trí xác định, không thể tranh cãi về việc nó gắn với nghĩa vụ nào.
Đây là một câu điều khoản theo lối cũ (71 chữ), trong đó cả ba cơ chế trên cùng xuất hiện: "Bên B đồng ý rằng, trừ trường hợp được sự đồng ý trước bằng văn bản của Bên A, Bên B sẽ không, trực tiếp hoặc gián tiếp, tiết lộ, cung cấp hoặc cho phép truy cập bất kỳ thông tin mật nào cho bất kỳ bên thứ ba nào, ngoại trừ khi việc tiết lộ đó được yêu cầu bởi luật pháp hoặc lệnh của cơ quan có thẩm quyền."
Cùng nội dung đó, viết lại theo nguyên tắc ngôn ngữ đơn giản chỉ còn 31 chữ: "Bên B không được tiết lộ thông tin mật cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A, trừ khi luật pháp yêu cầu."
Thay đổi ở đây không nằm ở số chữ. Chủ ngữ đứng liền ngay nghĩa vụ, chỉ còn một ngoại lệ duy nhất và ngoại lệ đó gắn với cả nghĩa vụ chứ không thể bị đọc thành gắn với một phần. Nếu tình huống thực tế cần thêm ngoại lệ, cách xử lý là thêm một khoản mới, không phải kéo dài câu này ra.
Rủi ro pháp lý khi văn bản quá dài hoặc quá ngắn
Văn bản quá dài lẫn quá ngắn đều sinh rủi ro pháp lý, chỉ khác nhau ở kiểu rủi ro.
Văn bản quá dài tạo ra rủi ro "không ai đọc". Khi điều khoản dịch vụ dài hàng chục nghìn từ, người dùng bấm "Đồng ý" mà không lướt qua lấy một lần. Cần nói rõ một điểm hay bị hiểu lệch: bản thân độ dài gần như không phải là căn cứ để một điều khoản bị coi là vô hiệu. Điều được đưa ra tranh luận trước tòa là sự đồng ý có hình thành hay không - người dùng có được thông báo đầy đủ, điều khoản có được đặt ở nơi họ nhìn thấy trước khi bấm đồng ý. Án lệ Nguyen v. Barnes & Noble (2014) tại Mỹ thường được dẫn đúng ở điểm này: tòa phán rằng điều khoản sử dụng không ràng buộc người dùng, không phải vì văn bản dài, mà vì kiểu trình bày chỉ bằng một liên kết ở chân trang không bảo đảm người dùng đã được biết về sự tồn tại của nó. Độ dài chỉ liên quan gián tiếp - văn bản càng dài thì càng khó lập luận rằng người dùng đã thật sự đọc - nhưng trục pháp lý nằm ở cách thông báo, không nằm ở số từ.
Văn bản quá ngắn lại tạo ra rủi ro "hở sườn". Bản hợp đồng 1 trang trông gọn gàng nhưng dễ thiếu những điều khoản trọng yếu như giới hạn trách nhiệm, bồi thường, luật áp dụng, cơ chế giải quyết tranh chấp. Đến lúc có chuyện thì chẳng còn điều khoản nào để bấu víu.
Điểm cân bằng lý tưởng phụ thuộc vào loại hợp đồng và người đọc. Hợp đồng B2B giữa các công ty lớn có thể dài và chi li vì hai bên đều có luật sư soát xét. Còn điều khoản dịch vụ cho người tiêu dùng thì nên ngắn gọn, dễ hiểu, vì người đọc là người bình thường.
Phong trào ngôn ngữ đơn giản (Plain Language Movement)
Phong trào ngôn ngữ đơn giản khởi phát từ thập niên 1970 ở Mỹ và Anh, với mục tiêu làm cho văn bản pháp lý và văn bản hành chính trở nên dễ hiểu với công chúng.
Tháng 10 năm 2010, Mỹ thông qua Plain Writing Act. Cần đọc đúng phạm vi của đạo luật này: nó buộc các cơ quan hành chính liên bang viết bằng ngôn ngữ đơn giản trong những tài liệu phát hành cho công chúng - hướng dẫn, mẫu tờ khai, thông báo về quyền và lợi ích - chứ không áp cho hợp đồng giữa các doanh nghiệp, cũng không áp cho văn bản quy phạm hay bản án. Ở tầng tiêu chuẩn quốc tế, ISO công bố ISO 24495-1 năm 2023, đưa ra bộ nguyên tắc chung về ngôn ngữ đơn giản áp dụng cho mọi ngôn ngữ, không riêng tiếng Anh.
Trang digital.gov của chính phủ Mỹ tóm bốn nguyên tắc cốt lõi: dùng từ ngắn thay từ dài, dùng mệnh đề ngắn, dùng câu chủ động, dùng thời hiện tại. Điều đáng chú ý là các bộ hướng dẫn này không đặt ra ngưỡng số từ cụ thể cho một câu - chúng nói về cấu trúc, còn con số bao nhiêu từ là quá dài thì tùy loại văn bản và người đọc. Diễn giải thành nguyên tắc soạn điều khoản:
- Câu ngắn, mỗi câu chỉ chứa một nghĩa vụ hoặc một điều kiện
- Ưu tiên từ ngữ phổ thông thay cho thuật ngữ pháp lý khi có thể
- Câu chủ động thay vì bị động
- Mỗi đoạn văn chỉ một ý chính
- Dùng danh sách gạch đầu dòng thay cho chuỗi liệt kê trong câu
- Tiêu đề và phân mục rành mạch
Trong bốn nguyên tắc trên, việc chuyển câu bị động sang câu chủ động có tác dụng thực tiễn lớn nhất đối với văn bản pháp lý, và lý do không phải là làm câu ngắn đi. Câu "Công việc sẽ được hoàn thành trong thời gian sớm nhất" hoàn toàn đúng ngữ pháp nhưng che mất chủ thể: đọc xong vẫn không biết bên nào phải hoàn thành. Viết lại thành "Bên B phải hoàn thành công việc trước thời hạn nêu tại Điều 3" thì câu dài thêm vài chữ, nhưng người có nghĩa vụ và mốc thời gian đều hiện ra. Khi hai mục tiêu xung đột nhau, làm rõ chủ thể quan trọng hơn cắt bớt số chữ.
Như đã phân tích trong bài Độ dài tài liệu pháp lý, xu hướng toàn cầu đang dịch chuyển từ "văn bản pháp lý chỉ luật sư mới hiểu" sang "văn bản pháp lý ai đọc cũng hiểu". Điều đó không có nghĩa là làm nội dung pháp lý nông đi, mà là trình bày cùng nội dung ấy theo cách dễ tiếp cận hơn.
Thiết kế điều khoản dịch vụ cho ứng dụng - Kinh nghiệm thực hành
Điều khoản dịch vụ (Terms of Service) của ứng dụng và website là loại văn bản pháp lý mà nhà phát triển hay phải tự soạn nhất. Vài kinh nghiệm đáng giá:
Về độ dài: không có con số nào đúng cho mọi bộ điều khoản. Độ dài hợp lý do số vấn đề mà chính dịch vụ làm phát sinh quyết định - có thu tiền hay không, có nội dung do người dùng đăng tải hay không, có chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba hay không. Cách kiểm tra thực tế là liệt kê những vấn đề đó trước, viết đúng chúng, rồi soát lại xem có đoạn nào chỉ nhắc lại điều đã nói ở chỗ khác. Nếu văn bản buộc phải dài, hãy chia thành từng phần có tiêu đề rõ ràng để người dùng tìm được đúng mục mình cần.
Cấu trúc gợi ý: phần mở ngắn gọn (ai là ai, dịch vụ là gì), quy định sử dụng (người dùng được và không được làm gì), quyền sở hữu trí tuệ, giới hạn trách nhiệm, quyền riêng tư (hoặc liên kết sang chính sách riêng), quy trình sửa đổi điều khoản, luật áp dụng và giải quyết tranh chấp.
Xu hướng "layered approach" (trình bày phân tầng): đặt bản tóm tắt bằng ngôn ngữ đơn giản lên trên, bên dưới mới là văn bản pháp lý đầy đủ. Bộ giấy phép Creative Commons là ví dụ đã vận hành nhiều năm của mô hình này: mỗi giấy phép có một trang tóm tắt (deed) viết cho người đọc phổ thông và một bản điều khoản đầy đủ (legal code), trong đó chỉ bản đầy đủ mới là văn bản có hiệu lực. Điều khiến mô hình này không sinh rắc rối là chính trang tóm tắt nói rõ nó chỉ là bản diễn giải, không phải giấy phép. Vì vậy khi áp dụng cách phân tầng, phải quyết định trước quan hệ ưu tiên - bản nào có hiệu lực nếu hai bản bị đọc ra hai nghĩa khác nhau - và ghi thẳng điều đó vào văn bản. Bỏ qua bước này thì bản tóm tắt lại trở thành nguồn tranh chấp mới.
Như đã bàn trong bài Thiết kế thông báo lỗi, truyền đạt thông tin phức tạp sao cho dễ hiểu là một kỹ năng thiết kế thực thụ. Điều khoản dịch vụ cũng cần được "thiết kế", chứ không chỉ được "viết ra".
Công cụ đo khả năng đọc của văn bản pháp lý
Có nhiều chỉ số giúp ước lượng một văn bản dễ hay khó đọc. Flesch Reading Ease và Flesch-Kincaid Grade Level là hai chỉ số được dùng rộng rãi nhất; Gunning Fog Index, SMOG Index và Coleman-Liau Index cũng phục vụ cùng mục đích. Điều cần nắm là chúng đo cái gì: cả nhóm này chỉ tính hai đại lượng bề mặt - độ dài câu và độ dài từ (số âm tiết hoặc số ký tự). Không chỉ số nào trong đó đọc được cấu trúc ngữ pháp của câu.
Hệ quả thứ nhất: văn bản pháp lý gần như luôn nhận điểm thấp, và một phần điểm thấp đó là không tránh được. Thuật ngữ pháp lý vốn là những từ nhiều âm tiết, tên các bên và các tham chiếu chéo làm câu dài thêm, mà thay chúng bằng từ ngắn hơn thì mất chính phần nghĩa cần giữ. Vì vậy đặt mục tiêu điểm số cho hợp đồng ngang với một bài báo phổ thông là đặt sai bài toán.
Hệ quả thứ hai, quan trọng hơn: điểm cao không bảo đảm điều khoản rõ ràng. Một câu ngắn, toàn từ thông dụng vẫn có thể để ngỏ hai cách hiểu về việc ngoại lệ gắn vào nghĩa vụ nào - và điểm Flesch của nó vẫn đẹp. Chiều ngược lại cũng đúng: một câu dài, nhiều thuật ngữ nhưng cấu trúc chặt chẽ có thể chỉ còn một cách hiểu duy nhất. Vì thế các chỉ số này nên được dùng như bước sàng lọc, chỉ ra những chỗ đáng đọc lại, chứ không phải như thước đo chất lượng pháp lý. Việc kiểm tra ai có nghĩa vụ gì và ngoại lệ áp đến đâu vẫn phải do người đọc làm.
Các công cụ như Hemingway Editor, Readable.com hay Microsoft Word (tính năng Readability Statistics) đều tính được những chỉ số này tự động. Kiểm tra khả năng đọc nên trở thành bước bắt buộc khi soạn điều khoản dịch vụ, giống như soát chính tả và ngữ pháp vậy.