Hiệu đính (editing/revision) và soát lỗi (proofreading) là hai giai đoạn rà soát để hoàn thiện văn bản. Hiệu đính đặt câu hỏi "có cách diễn đạt nào tốt hơn không?", "logic có mạch lạc không?", "có phần nào dài dòng không?" - đây là công việc sáng tạo nâng cao chất lượng từ gốc. Soát lỗi kiểm tra "có lỗi chính tả không?", "thông tin có chính xác không?", "cách viết có nhất quán không?" - đây là công việc xác minh.

Trong tiếng Việt, soát lỗi đặc biệt quan trọng vì hệ thống dấu thanh phức tạp. Các lỗi phổ biến bao gồm nhầm dấu hỏi và dấu ngã ("sử dụng" vs "sữ dụng"), sai vị trí dấu thanh, và lỗi do bộ gõ tiếng Việt (Telex, VNI) tạo ra dấu sai. Những lỗi này khó phát hiện bằng mắt thường vì hình dạng ký tự rất giống nhau, và các công cụ kiểm tra chính tả tự động cho tiếng Việt vẫn chưa hoàn thiện như tiếng Anh.

Với các phương tiện có giới hạn ký tự, hiệu đính trở thành kỹ thuật "giảm số ký tự mà vẫn giữ nguyên lượng thông tin". Twitter giới hạn 280 ký tự, meta description khoảng 160 ký tự, tiêu đề báo khoảng 70 ký tự. Giới hạn càng chặt, việc chọn lọc từng ký tự càng quan trọng. Các mẫu rút gọn phổ biến trong tiếng Việt: "có thể" thay cho "có khả năng", bỏ từ đệm "thì", "mà", "là" khi không cần thiết.

Các mục kiểm tra cơ bản khi soát lỗi tiếng Việt gồm: lỗi chính tả và dấu thanh, nhất quán cách viết hoa tên riêng, thống nhất số (chữ số hay chữ viết), chính xác tên riêng, và nhất quán dấu câu. Lỗi đồng âm khác nghĩa đặc biệt phổ biến: "dành" và "giành", "sắp xếp" và "sắp sếp", "giả" và "dả" - những lỗi này khó phát hiện bằng kiểm tra chính tả tự động.

Công cụ hỗ trợ soát lỗi kỹ thuật số đang phát triển nhanh chóng. Grammarly (tiếng Anh), LanguageTool (đa ngôn ngữ) tự động chỉ ra lỗi ngữ pháp, diễn đạt dài dòng và điểm dễ đọc. Tuy nhiên, các công cụ này phát hiện được "sai" nhưng không đánh giá được "hay". Phán đoán "cách diễn đạt nào hiệu quả nhất trong ngữ cảnh này" vẫn thuộc về con người.

Công cụ đếm ký tự là trợ thủ thực tế cho quá trình hiệu đính. Hiển thị số ký tự theo thời gian thực giúp luôn nắm được "cần cắt thêm bao nhiêu ký tự" hay "còn dùng được bao nhiêu ký tự". Công cụ hiển thị đồng thời số ký tự, số từ, số đoạn và thời gian đọc giúp bao quát toàn cảnh văn bản trong quá trình hiệu đính.